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電話與傳真管理制度

為規(guī)范各部門電話與傳真的使用，保證業(yè)務(wù)的正常開展特制訂本制度。

需求申報
一、 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責。
二、 電話的與傳真的需求申報由部門經(jīng)理填寫《辦公用品需求申請表》，根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
三、 部門經(jīng)理負責將填寫完畢的《辦公用品需求申請表》呈報中心總監(jiān)，中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮并在《辦公用品需求申請表》進行批示。
四、 部門經(jīng)理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
五、 人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審后呈報總經(jīng)理進行批示。
六、 總經(jīng)理同意采購由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責詢價、采購。

使用管理
一、 各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責。
二、 上班時間禁止利用公司電話進行私人聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動。
三、 各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至 "加鎖"狀態(tài)，鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管，但直接責任由部門經(jīng)理承擔。
四、 員工因業(yè)務(wù)需打長途電話，需在"長途電話記錄"上簽字，并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
五、 員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明，并在《長途電話記錄》上簽字，經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔，由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
六、 員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式，內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真，部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去，否則，造成的后果完全由當事人本人承擔。
七、 各部門應(yīng)在每月25日將本部門的《長途電話記錄》送交人力資源部。
八、 人力資源部負責將各部門的《長途電話記錄》備案，并根據(jù)記錄內(nèi)容，計算員工應(yīng)當扣減的話費。
九、 所有電話均安裝佳百特 - 電話錄音系統(tǒng)，24小時錄音備查。

維修與報停
一、 各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責。
二、 電話或傳真出現(xiàn)故障部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部，由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修，部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔責任。
三、 各部門長途電話或傳真需要報停時，應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前3天通知人力資源部經(jīng)理，由人力資源部指定行政專員處理。本制度由人力資源部負責解釋，總經(jīng)理批準即日頒行。